Annexe A – Survol de vos tâches avant, pendant et après le scrutin (04/2023)

• Faire les changements de dernière minute.
• Aviser EC et les entités politiques des changements.

• Prendre note des sections de vote dont les limites doivent être modifiées avant le prochain scrutin en conséquence de la saisie des données dans RÉVISE.

• Confirmer la disponibilité des lieux de scrutin.
• Confirmer les lieux de scrutin dans le SPBDS/SITES.
• Finaliser les ententes de location. Signer les baux.
• Acheter le matériel ou obtenir des devis pour faire des modifications temporaires aux lieux de scrutin afin qu'ils soient conformes aux critères d'accessibilité.
• Fournir à chaque candidat et à chaque parti politique soutenant un candidat les adresses des lieux de scrutin de la circonscription et les changements (voir la section du tableau sur les candidats).
• Étudier les commentaires reçus sur l'accessibilité durant le vote par anticipation sur les locaux qui serviront de nouveau le jour du scrutin, et régler les problèmes lorsque c'est possible.

• Prendre les dispositions nécessaires pour enlever le matériel ou les constructions temporaires installées pour modifier les lieux de scrutin.
• Prendre note :
  • – des lieux qui ne devraient pas être réutilisés;
  • – des districts de vote par anticipation qui doivent être révisés;
  • – des sections de vote qui doivent être regroupées ou révisées.
• Veiller à la saisie des données de tous les formulaires de commentaires sur l'accessibilité et l'expérience de vote (EC 50119-1) dans le Système de suivi des commentaires sur l'accessibilité (SSPIV).
• Assurer un suivi auprès des électeurs qui l'ont demandé.

• Informer les partis au sujet du processus électoral.
• Aborder toutes les questions sur le bon déroulement du vote.
• Donner des renseignements au sujet de l'inscription et du vote en vertu des Règles électorales spéciales.
• Distribuer le calendrier des ateliers donnés par EC sur les finances électorales.
• Demander aux partis ou aux candidats la liste de noms pour combler des postes de fonctionnaires électoraux.
• Indiquer clairement aux partis :
  • – les postes à pourvoir;
  • – les attentes d'EC à l'égard des partis;
  • – les dates limites pour que les partis soumettent les listes de fonctionnaires électoraux potentiels.

• Prendre note des suggestions pour les scrutins futurs.
• Soumettre à EC tous les commentaires ou plaintes reçus des partis.

• Recevoir les actes de candidature des candidats.
• Promouvoir l'utilisation du Centre de service aux entités politiques.
• Distribuer à temps les cartes géographiques, les descriptions et les indicateurs des sections de vote.
• Traiter les actes de candidature des candidats.
• Informer chaque candidat de la circonscription et chaque parti politique soutenant un candidat dans la circonscription des adresses de tous les lieux de scrutin et des changements qui leur ont été apportés du jour 24 au jour du scrutin
• Tenir une rencontre avec tous les candidats ou leurs représentants.
• Distribuer les Listes électorales préliminaires, les Listes électorales du jour 19, les Listes électorales révisées et les Listes électorales officielles.
• Demander aux candidats de fournir la liste de noms de fonctionnaires électoraux.
• Distribuer aux candidats l'Avis d'un bureau de vote par anticipation, l'Avis d'un bureau itinérant et l'Avis d'un scrutin.
• Vous assurer que les représentants sont au courant qu'ils peuvent être présents, ainsi que d'autres représentants de candidats, pour le dépouillement des bulletins spéciaux locaux et pour la validation des résultats.

Aviser les candidats potentiels ou leurs agents officiels que :

• Le rapport de dépenses électorales (RDE) rempli doit être soumis directement à EC avant la date limite d'envoi du rapport (trois mois après le jour du scrutin);
• Si des copies imprimées de reçus officiels de contributions ont été demandées, tout reçu nul ou non utilisé doit être remis à EC au plus tard un mois après le jour du scrutin.

• Finaliser les ententes de location.
• Signer le bail si ce n'est pas déjà fait selon les instructions du DGE.
• Soumettre le contrat de bail pour paiement.
• Finaliser le plan d'aménagement du bureau.
• Superviser l'installation.
• Mettre en œuvre les procédures de sécurité.

• Superviser la fermeture du bureau.

• Faire installer les téléphones, les appareils multifonctions et autre matériel.
• Commander le mobilier.
• Commander l'équipement de bureau.
• Acheter les dernières fournitures de bureau.
• Organiser efficacement les fournitures dans la salle d'entreposage.
• Recevoir le matériel électoral d'EC.
• Contrôler et distribuer les fournitures d'EC.
• Mettre en place le système de contrôle des stocks et distribuer les fournitures reçues d'EC.

• Superviser le retour du mobilier, du matériel et des fournitures.

• Recruter le personnel et inscrire leurs données dans l'application SPBDS/SITES.
• Demander au personnel de soumettre une déclaration solennelle.
• Planifier les horaires de travail.
• Superviser le personnel.
• Dans les premiers jours, veillez à ce que le personnel soit formé et examinez leur travail.
• Évaluer le rendement du personnel pour des élections futures.
• Approuver les heures du personnel de bureau toutes les deux semaines et envoyer le compte rendu à EC par télécopieur.

• Évaluer le rendement du personnel pour référence ultérieure.
• Effectuer les suivis nécessaires pour s'assurer que tous les membres du personnel sont payés.

• Mettre en œuvre le plan de communication pour répondre aux demandes de renseignements du public :
  • – le jour, le soir et les fins de semaine;
  • – pendant les périodes de pointe, c'està-dire pendant la période de révision et le jour de l'élection.
• Mettre en œuvre le plan prévu pour répondre aux besoins linguistiques (langues officielles et autres).
• Transmettre les demandes de renseignements des médias aux ADLL
• Vérifier régulièrement l'exactitude des renseignements que le personnel fournit au public.
• Afficher et distribuer les documents d'information d'EC.

• Répondre aux lettres d'électeurs, directement ou par l'intermédiaire d'EC.

• Embaucher le CAI et assurer que le CI lui donnera la formation.
• Superviser le CI.
• Distribuer les Listes électorales préliminaires, les Listes électorales du jour 19, les Listes électorales révisées et les Listes électorales officielles.
• Veiller à ce que le CI mène les simulations des résultats du soir du scrutin au SRS les jours 17 et 12.
• Embaucher les agents de soutien au centre de service (ASCS) en collaboration avec le SPS et le CI.
• Approuver les transactions de révision dans RÉVISE.
• Donner au CI :
  • – l'heure et la date d'arrivée du matériel informatique;
  • – un accès exclusif aux listes électorales pour le personnel autorisé.

• Communiquer au CI la date et l'heure auxquelles le réseau local sera ramassé par les déménageurs.
• Assurer la saisie des inscriptions du jour de l'élection.
• Superviser le démontage du réseau local et son envoi à EC.

• Préparer les formulaires électroniques pour nommer tous les fonctionnaires électoraux et le personnel de bureau.
• Préparer les comptes et rapports de gestion et les transmettre à EC dans les délais prescrits.
• Approuver et présenter les comptes de dépenses pour :
  • – la location des bureaux de DS et de DASS,
  • – le mobilier et l'équipement;
  • – les fournitures de bureau;
  • – l'impression;
  • – la petite caisse;
  • – le personnel de bureau;
  • – le personnel temporaire;
  • – la location des lieux de scrutin;
  • – les autres dépenses remboursables.

• Soumettre le rapprochement des avances comptables dans les 10 jours qui suivent le jour du scrutin.
• Présenter les comptes des préposés au scrutin et des locateurs le plus tôt possible à EC ainsi que tout autre compte en souffrance pour que les paiements soient faits.
• Répondre aux questions des membres du personnel concernant leur rémunération.
• Demeurer disponible pour recevoir et répondre aux demandes d'aide ou d'information d'EC, dans les 3 mois suivant un scrutin.

• Déterminer le nombre :
  • – d'exemplaires de listes électorales à remettre aux candidats;
  • – de bulletins de vote à imprimer.
• Finaliser les détails concernant les commandes d'impression.
• Rencontrer l'imprimeur.
• Fournir le formulaire Déclaration de l'imprimeur des bulletins de vote (EC 10300) à l'imprimeur sélectionné, qui lui doit le remplir et vous le remettre avec sa facture pour l'impression des bulletins de vote.
• Coordonner les modalités avec l'imprimeur.
• Coordonner la photocopie des avis.
• Vérifier les épreuves et superviser l'impression des bulletins de vote.
• Revoir et approuver les CIE dans RÉVISE.
• Assurer la sécurité des bulletins de vote et des listes électorales.
• Obtenir la facture l'imprimeur et la payer avec la carte d'achat d'EC ou l'acheminer à EC. Consultez la section Cartes d'achat d'Élections Canada.

• Retourner le papier inutilisé à EC

• Délivrer le Certificat de transfert (EC 50052) au besoin et les consigner dans le Registre de certificats de transfert (EC 10195).
• Déposer la copie des Certificats dans l'urne appropriée.
• Coordonner la délivrance des Certificats de transfert pour tout bureau de scrutin qui a été déménagé à un nouvel endroit après l'envoi des CIE.

• Embaucher un 2^e SPS. Au moins 2 personnes devraient être embauchées pour combler 1 poste de SPS à temps plein.
• Le SPS formé par l'ACEC doit former le 2^e SPS.
• Vous assurer que les AS sont recrutés.
• Vous assurer que les SPS forment les AS.
• S'il y a des bureaux de DASS dans votre circonscription, vos SPS doivent former les AS le des DASS dans ces bureaux en révision et en services de bulletin de vote spécial.
• Finaliser les calendriers de formation et les réservations de locaux de formation.
• Vous assurer que les demandes sur papier pour la révision et le vote par bulletin spécial sont disponibles dès la délivrance du bref, au cas où les électeurs feraient la demande pour ces services avant l'installation de l'application RÉVISE.
• Une fois RÉVISE disponible, les AS fourniront ces services au moyen de RÉVISE.
• Superviser le travail du SPS et des AS.
• Reproduire et distribuer les Listes révisées et officielles.
• Approuver les transactions dans RÉVISE.
• Faire le suivi des activités au moyen des rapports de gestion dans RÉVISE.
• Si des candidats se présentent pour observer le vote par bulletin spécial dans votre bureau, les accueillir et leur remettre les Lignes directrices pour les représentants des candidats RÉS (EC 78058).
• Soumettre la liste de paie à EC.
• S'il y a des bureaux de PSE sur les campus dans votre circonscription, vos SPS doivent former les AS, les SPS et les DASS dans ces bureaux en révision et en services de vote par bulletin spécial.
• Contacter les administrateurs d'établissements de soins de courte durée pour recommander des CBVS-H.
• Nommer les CBVS-H.
• S'assurer que les SPS forment les CBVS-H.
• Contacter les agents de liaison en milieu carcéral.
• Nommer et former les scrutateurs affectés en milieu carcéral, s'il y a lieu.
• Nommer et former les scrutateurs pour le dépouillement des bulletins de vote spéciaux locaux.
• S'assurer que le SPS forme les scrutateurs pour le dépouillement des bulletins de vote spéciaux locaux.
• Annoter la liste des électeurs qui se sont inscrits pour voter par bulletin spécial avant que les listes soient distribuées.

• Soumettre les comptes et la paie à EC.

• Émettre l'Avis de bureaux de vote par anticipation.
• Mettre à jour les listes électorales qui doivent être utilisées aux bureaux de vote par anticipation.
• Vous assurer que les préposés au scrutin sont recrutés et inscrits dans l'application SPBDS/SITES.
• Dans les grandes circonscriptions, finaliser les calendriers de formation et les réservations de locaux de formation.
• Préparer les séances de formation et s'assurer qu'elles sont données.
• Superviser les séances de formation.
• Distribuer les urnes et le matériel électoral.
• Superviser le vote aux bureaux de vote par anticipation.
• Aviser immédiatement EC si un bureau de vote par anticipation n'ouvre pas à l'heure prescrite.
• Recueillir le Sac de documents de bureau (EC 50390) des bureaux de vote par anticipation chaque soir.
• Acheminer au SPS les formulaires Registre des électeurs, Certificat d'inscription et Certificat de correction pour les mises à jour dans la base de données RÉVISE.
• Préparer le Registre des formulaires du répondant (EC 50056) à partir des Formulaires du répondant (EC 50055) et examiner les certificats du statut de vote (EC 50051) pour repérer les cas possibles de vote double.
• Numériser et distribuer les formulaires Feuille des numéros de séquence – Bureaux de vote par anticipation (EC 50109-1) aux représentants des candidats aussitôt que possible.

• Approuver et soumettre le fichier des paiements pour tous les préposés au scrutin.

• Émettre l'Avis d'un scrutin (EC 10170-1) et l'Avis d'un bureau itinérant (EC 10160).
• Vous assurer que les scrutateurs ont été recrutés et inscrits dans l'application SPBDS/SITES.
• S'il y a lieu, nommer des agents d'inscription, des préposés à l'information, des superviseurs de centres de scrutin (SCS) et une personne responsable du maintien de l'ordre (gardien de sécurité), et s'assurer que toutes ces personnes ont été inscrits dans l'application SPBDS/ SITES.
• Finaliser les calendriers de formation et les réservations de locaux de formation.
• Organiser les séances de formation des préposés au scrutin et s'assurer qu'elles sont données.
• Superviser les séances de formation.
• Distribuer les urnes et le matériel électoral et mettre à jour les listes électorales.
• Aviser immédiatement EC si un bureau de scrutin n'ouvre pas à l'heure prescrite.

• Approuver et soumettre le fichier des paiements pour tous les préposés au scrutin.

• Commander du matériel électoral supplémentaire au besoin.
• Surveiller le déroulement du vote aux bureaux de scrutin ordinaires.
• Répondre aux demandes de renseignements du public, des médias et des ADLL.
• Vous assurer que les SPS supervise la vérification et le dépouillement des bulletins de vote spéciaux locaux le soir du scrutin.
• Préparer le bureau pour recevoir les résultats des bureaux de scrutin.
• Réserver un espace à l'intention des représentants des médias pour recevoir les résultats.
• Assurer la sécurité des lieux.

• Surveiller la validation des résultats.

• Dépouiller les bulletins de vote spéciaux locaux.
• Recevoir les résultats préliminaires des superviseurs de centres de scrutin et des scrutateurs.
• Recevoir les urnes et le matériel électoral.
• Assurer la saisie des résultats du vote dans le Système des résultats des scrutins (SRS).
• Transmettre les résultats à EC et aux médias.

• Faire la validation des résultats.
• Vérifier le Relevé du scrutin selon le SRS et transmettre les rapports à EC.
• Saisir les inscriptions et les corrections du jour du scrutin.
• Saisir l'information contenue dans toutes les feuilles de numéros de séquence (EC 50111-1) et l'envoyer à l'ACEC aux fins de distribution aux candidats et aux partis politiques.
• Coordonner les préparatifs pour un dépouillement judiciaire, au besoin.
• Assister le juge, au besoin.
• Imprimer et distribuer le rapport Résultats du scrutin (EC 10420).

• Recevoir le bref et le conserver en lieu sûr.

• Remplir et signer le Rapport d'élection (imprimé au verso du bref) et le retourner au DGE dans l'Enveloppe spéciale pour le retour du bref (EC 11510).

• Faire la mise hors service de l'application SPBDS/SITES et du SRS (consultez le Manuel du CI).

• Communiquer avec Postes Canada pour organiser la cueillette du matériel.
• Trier et emballer le matériel selon les procédures prescrites.

• Remplir la Liste des fournitures de bureau et du matériel réutilisable
• Communiquer avec EC pour confirmer la cueillette du matériel.
• Superviser la cueillette.

• Remplir le rapport en ligne au cours de l'élection.

• Faire la mise à jour et remplir le rapport à la fin de l'élection.